Datenschutz

Datenschutzerklärung
Stand: März 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben Ihnen einen einfachen und zugleich möglichst vollständigen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie unsere Website besuchen, telefonisch Kontakt mit uns aufnehmen, online einen Termin buchen, uns per E-Mail schreiben oder sonstige Leistungen von topDentis Cologne in Anspruch nehmen.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Hierzu zählen insbesondere Name, Kontaktdaten, Terminangaben, Abrechnungsdaten sowie, im Zusammenhang mit Ihrer Behandlung, auch Gesundheitsdaten. Gesundheitsdaten unterliegen einem besonders hohen gesetzlichen Schutz nach der DSGVO. (EUR-Lex)

Ausführliche Informationen zum Datenschutz finden Sie in dieser Datenschutzerklärung.

Wer ist für die Datenerfassung verantwortlich?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Zusammenhang mit unseren Leistungen erfolgt durch:

topDentis Cologne
Armin Safavi-nab
Schanzenstraße 6-20
Carlswerk Gebäude 1.10
51063 Köln
Telefon: 0221 66950300
E-Mail: praxis@topdentis-cologne.de

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich insbesondere um Daten handeln, die Sie in Formulare eingeben, im Rahmen einer Terminbuchung angeben, uns telefonisch mitteilen, uns per E-Mail übersenden oder im Zusammenhang mit Ihrer Patientenaufnahme und Behandlung zur Verfügung stellen.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten, zum Beispiel Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs, Referrer-URL, IP-Adresse oder Informationen über die Nutzung einzelner Seiten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Wir nutzen Ihre Daten insbesondere,

• um eine technisch fehlerfreie, sichere und nutzerfreundliche Bereitstellung unserer Website zu gewährleisten

• um Ihre Anfragen zu bearbeiten

• um Termine zu vereinbaren, zu verschieben oder abzusagen

• um Behandlungen vorzubereiten, durchzuführen und zu dokumentieren

• um mit Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Behandlung zu kommunizieren

• um Abrechnungen, Verwaltungsabläufe und gesetzliche Pflichten zu erfüllen

• um, soweit rechtlich zulässig und von Ihnen eingewilligt, Reichweitenmessungen, Analysen oder Marketingmaßnahmen durchzuführen

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung. Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Bereits erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Für unser Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. (Landesbeauftragte NRW)

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

2.1 Datenschutz

topDentis Cologne nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz, dem TDDDG sowie dieser Datenschutzerklärung. § 25 TDDDG regelt insbesondere die Speicherung von Informationen in Endeinrichtungen und den Zugriff auf solche Informationen, etwa beim Einsatz bestimmter Cookies oder ähnlicher Technologien. (Gesetze im Internet)

Wenn Sie unsere Website besuchen oder Leistungen unserer Praxis in Anspruch nehmen, werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet, etwa bei der Kommunikation per E-Mail, Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein vollständiger Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist bei elektronischer Kommunikation außerhalb unseres Einflussbereichs nicht in jedem Fall möglich.

2.2 Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

topDentis Cologne
Armin Safavi-nab
Schanzenstraße 6-20
Carlswerk Gebäude 1.10
51063 Köln
Telefon: 0221 66950300
E-Mail: praxis@topdentis-cologne.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

2.3 Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Marcus Niggeloh
c/o topDentis Cologne
Schanzenstraße 6-20
Carlswerk Gebäude 1.10
51063 Köln
E-Mail: praxis@topdentis-cologne.de

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. In Betracht kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags beziehungsweise Behandlungsverhältnisses erforderlich ist

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, soweit Gesundheitsdaten zum Zweck der Gesundheitsvorsorge, medizinischen Diagnostik, Versorgung oder Behandlung im Gesundheitsbereich oder der Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheitsbereich verarbeitet werden

• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit Sie in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ausdrücklich eingewilligt haben

4. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO

• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de (Landesbeauftragte NRW)

5. Datenerfassung auf unserer Website

5.1 Hosting und Server-Log-Dateien

Beim Besuch unserer Website erhebt und speichert der Provider der Seiten automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns beziehungsweise unseren Hosting-Dienstleister übermittelt. Dies sind insbesondere:

• Browsertyp und Browserversion

• verwendetes Betriebssystem

• Referrer-URL

• Hostname des zugreifenden Rechners

• Uhrzeit der Serveranfrage

• IP-Adresse

• übertragene Datenmenge

• Zugriffsstatus beziehungsweise HTTP-Statuscode

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Gewährleistung der Stabilität, Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Missbrauchserkennung unserer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, technisch fehlerfreien und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt grundsätzlich nicht, sofern dies nicht zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5.2 SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nach dem Stand der Technik nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

5.3 Cookies und Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige Cookies sind technisch notwendig, andere dienen Statistik-, Analyse-, Komfort- oder Marketingzwecken.

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beziehungsweise, soweit einschlägig, § 25 Abs. 2 TDDDG eingesetzt. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien, sicheren und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Website. (Gesetze im Internet)

Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG eingesetzt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unser Consent-Tool widerrufen oder anpassen. (Gesetze im Internet)

Sie können Ihren Browser zudem so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen oder das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

6. Kontaktaufnahme über Website, E-Mail und Telefon

6.1 Kontaktformular, E-Mail und sonstige Anfragen

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder auf andere Weise kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Inhalt Ihrer Nachricht

• gegebenenfalls terminbezogene oder gesundheitsbezogene Informationen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt Ihrer Anfrage auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags oder Behandlungsverhältnisses gerichtet ist

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur sachgerechten Bearbeitung sonstiger Anliegen erforderlich ist

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, soweit Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit Behandlung, Terminverwaltung oder Gesundheitsversorgung verarbeitet werden

Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

6.2 Telefonische Kontaktaufnahme und Einsatz des digitalen Telefonassistenten der Firma Aaron.ai/Doctolib

Zur Sicherstellung einer guten telefonischen Erreichbarkeit, zur geordneten Annahme und Zuordnung telefonischer Anliegen sowie zur effizienten Organisation unserer Praxisabläufe kann topDentis Cologne den externen digitalen Telefonassistenten der Firma Aaron.ai/doctolib einsetzen.

Dieser dient ausschließlich der strukturierten Entgegennahme, Vorerfassung und Weiterleitung telefonischer Anfragen. Der Einsatz erfolgt nur insoweit, wie dies zur Organisation unserer Erreichbarkeit, zur Terminverwaltung, zur Bearbeitung von Rückrufwünschen sowie zur Vorbereitung interner Praxisabläufe erforderlich ist. Er ersetzt keine zahnärztliche Beratung, keine medizinische Diagnose und keine individuelle Behandlung durch unsere Praxis. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der telefonischen Kommunikation nicht statt.

Im Rahmen telefonischer Kontaktaufnahmen über Aaron können insbesondere folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer

• Datum und Uhrzeit des Anrufs

• Gesprächsinhalte

• Angaben zum Anliegen

• Terminwünsche

• organisatorische Angaben, etwa zur Erreichbarkeit oder zum gewünschten Rückruf

• gegebenenfalls gesundheitsbezogene Informationen, soweit Sie diese im Rahmen des Gesprächs selbst mitteilen

Da telefonische Anfragen an eine Zahnarztpraxis regelmäßig auch Angaben zu Beschwerden, Schmerzen, Vorbehandlungen, Medikation, Behandlungswünschen oder sonstigen gesundheitlichen Umständen enthalten können, kann die Verarbeitung im Einzelfall auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO, umfassen. Solche Daten verarbeiten wir ausschließlich, soweit dies für die Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens, für die Terminorganisation, für die Vorbereitung einer Behandlung oder für Zwecke der Gesundheitsversorgung erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme und strukturierte Zuordnung eingehender Anrufe

• Terminvereinbarung, Terminverschiebung und Terminabsage

• Rückrufmanagement

• Weiterleitung des Anliegens an die zuständigen Mitarbeiter innerhalb der Praxis

• Vorbereitung und Organisation von Behandlungsabläufen

• allgemeine Patientenkommunikation

• Sicherstellung einer geordneten, verlässlichen und effizienten Praxisorganisation

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsverhältnisses oder sonstiger vorvertraglicher Maßnahmen dient

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Organisation unserer telefonischen Erreichbarkeit, zur internen Zuordnung von Anliegen und zur effizienten Gestaltung unserer Praxisabläufe erforderlich ist

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, soweit Gesundheitsdaten zum Zweck der Gesundheitsversorgung, Terminverwaltung, Behandlungsorganisation oder Behandlung verarbeitet werden

Zu Beginn oder im Verlauf des Telefonkontakts kann ein Transparenzhinweis erfolgen, dass Sie mit dem digitalen Telefonassistenten kommunizieren und dass personenbezogene Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet werden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass für Anrufende klar erkennbar ist, dass zunächst ein digitales System eingesetzt wird.

Soweit dies für die technische Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, kann Aaron Sprachdaten kurzfristig verarbeiten, insbesondere zur Spracherkennung, zur Umwandlung in Text, zur Erstellung eines Gesprächsprotokolls oder zur strukturierten Erfassung von Termin- und Rückrufinformationen. Eine dauerhafte Speicherung vollständiger Audioaufzeichnungen erfolgt nicht, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich gesondert hierauf hingewiesen wird und hierfür eine eigenständige Rechtsgrundlage besteht. Sofern technisch notwendige Zwischenspeicherungen erfolgen, werden diese ausschließlich zweckgebunden, auf das erforderliche Maß beschränkt und unverzüglich nach Zweckerreichung gelöscht.

Wir achten darauf, dass im Rahmen des Einsatzes des Telefonassistenten nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für die Bearbeitung des jeweiligen telefonischen Anliegens tatsächlich erforderlich sind. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht. Insbesondere werden personenbezogene Daten aus telefonischen Kontakten nicht zu eigenen Zwecken des Dienstleisters, nicht zur allgemeinen Produktentwicklung und nicht zum Training, zur Verbesserung oder zur Weiterentwicklung von KI-Systemen verwendet. Eine solche Nutzung ist vertraglich ausgeschlossen.

Soweit dieser durch einen externen Anbieter für uns bereitgestellt wird und dieser personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Anbieter Aaron.ai/doctolib ist in diesem Fall vertraglich an unsere Weisungen gebunden, zur Vertraulichkeit verpflichtet und darf personenbezogene Daten nur in dem Umfang verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner vertraglich geschuldeten Aufgaben erforderlich ist.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten aus telefonischen Kontakten ist innerhalb unserer Praxis auf diejenigen Personen beschränkt, die diese Informationen zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Terminorganisation, zur Vorbereitung einer Behandlung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit dieser Daten zu schützen.

Eine Weitergabe von Daten aus telefonischen Kontakten an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, Sie eingewilligt haben oder die Weitergabe für die Durchführung des Behandlungsverhältnisses, die Praxisorganisation oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder zu sonstigen nicht erforderlichen eigenen Zwecken Dritter erfolgt nicht.

Personenbezogene Daten aus telefonischen Kontakten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens, die Terminorganisation, die Vorbereitung oder Dokumentation einer Behandlung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, bleiben diese unberührt. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht oder datenschutzgerecht gesperrt.

Wenn Sie im Rahmen eines telefonischen Kontakts keine sensiblen Angaben über den Telefonassistenten mitteilen möchten, können Sie uns um einen persönlichen Rückruf bitten oder einen anderen von uns angebotenen Kontaktweg nutzen, soweit ein solcher zur Verfügung steht.

7. Verarbeitung von Patienten- und Gesundheitsdaten

Im Rahmen der Terminvereinbarung, Patientenaufnahme, Behandlung, Dokumentation, Nachsorge, Abrechnung und Kommunikation verarbeiten wir personenbezogene Daten und Gesundheitsdaten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Stammdaten

• Kontaktdaten

• Versicherungsdaten

• Anamnesedaten

• Befunde

• Diagnosen

• Behandlungsdaten

• Röntgen- und Bilddaten

• Abrechnungsdaten

• Korrespondenz

• Einwilligungen und Dokumentationen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO

• § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG

• gegebenenfalls Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bei ausdrücklicher Einwilligung

Die Verarbeitung erfolgt nur insoweit, wie sie für die Behandlung, deren Organisation, Dokumentation, Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

8. Online-Terminbuchung

8.1 Doctolib

Auf unserer Website können Sie Termine über den Dienst der Doctolib GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin, buchen. Wenn Sie die Online-Terminbuchung nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zum Zweck der Terminvereinbarung und der Übermittlung terminbezogener Informationen verarbeitet.

Je nach technischer Einbindung erfolgt Doctolib entweder als externer Link oder als eingebundener Dienst. Vor Anklicken eines externen Links findet grundsätzlich keine Übermittlung Ihrer Termindaten an Doctolib statt. Sobald Sie die Buchung starten, gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Doctolib.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

8.2 Weitere Terminbuchungssysteme

Soweit weitere Terminbuchungssysteme eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zum Zweck der Terminorganisation und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit einschlägig, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG.

9. Eingesetzte Systeme und Dienstleister im Praxisbetrieb

Soweit dies für die Organisation, Durchführung, Dokumentation oder Abrechnung unserer Leistungen erforderlich ist, können wir externe Softwarelösungen, technische Systeme, Labore und sonstige Dienstleister einsetzen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Health AG für Abrechnungs- und Finanzierungsprozesse

• Dampsoft als Praxisverwaltungs- und Praxisorganisationssystem

• Pearl KI zur Unterstützung bildbasierter Auswertungen oder organisatorischer Prozesse, soweit rechtlich zulässig und tatsächlich eingesetzt

• Rosenbaum Zahntechnik als zahntechnischer Dienstleister oder Laborpartner

• Factorial für interne Verwaltungs- und Organisationsprozesse

• Invisalign im Rahmen kieferorthopädischer Behandlungsabläufe

• 3Shape und iTero für digitale Scan-, Planungs- und Dokumentationsprozesse

• Aaron.ai und Athena für organisatorische, verwaltungsbezogene oder technische Abläufe, soweit tatsächlich eingesetzt

Die Verarbeitung erfolgt jeweils ausschließlich zweckgebunden und nur insoweit, wie dies zur Durchführung unserer Leistungen, zur Praxisorganisation, zur Qualitätssicherung, zur Dokumentation oder zur Abrechnung erforderlich ist.

Soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung nur auf einer hierfür einschlägigen gesetzlichen Grundlage. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit Dritte eigenständig verantwortlich handeln, erfolgt eine Datenübermittlung nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für eigene Zwecke des jeweiligen Dienstleisters erfolgt nicht, soweit dies nicht gesetzlich erlaubt oder von Ihnen ausdrücklich eingewilligt ist.

10. Newsletter und sonstige E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder in den Erhalt sonstiger Informationen per E-Mail einwilligen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls Ihren Namen und weitere freiwillig mitgeteilte Angaben.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Dabei speichern wir zur Nachweisbarkeit der Anmeldung den Anmeldezeitpunkt, den Bestätigungszeitpunkt und die dabei verwendete IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein entsprechender Abmeldelink befindet sich in jeder Newsletter-E-Mail. Alternativ können Sie uns jederzeit eine formlose Mitteilung zukommen lassen.

Wenn wir für den Versand einen Dienstleister wie Brevo einsetzen, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

11. Analyse- und Marketingtools

Wir setzen Analyse- und Marketingtools nur insoweit ein, wie dies technisch und rechtlich zulässig ist. Soweit hierfür Cookies oder vergleichbare Technologien erforderlich sind, erfolgt der Einsatz ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. (Gesetze im Internet)

11.1 Google Analytics

Soweit Google Analytics eingesetzt wird, verwenden wir den Dienst zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen Google Analytics nur mit Ihrer Einwilligung. Soweit technisch verfügbar, setzen wir IP-Anonymisierung ein. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien.

11.2 Google Ads und Conversion-Tracking

Soweit Google Ads und Conversion-Tracking eingesetzt werden, dient dies der Messung der Wirksamkeit unserer Anzeigen und der Optimierung unserer Marketingmaßnahmen. Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

11.3 Google Remarketing

Soweit Google Remarketing eingesetzt wird, dient dies der interessenbezogenen Ansprache früherer Besucher unserer Website. Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

11.4 Facebook Pixel

Soweit wir das Facebook Pixel einsetzen, dient dies der Analyse, Reichweitenmessung und Optimierung unserer Werbung bei Meta. Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

11.5 LinkedIn Insight Tag

Soweit LinkedIn Analytics oder Retargeting eingesetzt werden, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung.

11.6 Weitere Tracking- und Marketingdienste

Soweit Dienste wie Microsoft Advertising, Bing Ads, Clarity, Hotjar, Matelso oder TikTok Pixel eingesetzt werden, gilt ebenfalls: Der Einsatz erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung, soweit Cookies, Fingerprinting oder vergleichbare Tracking-Technologien verwendet werden oder personenbezogene Daten zu Analyse- oder Marketingzwecken verarbeitet werden.

12. Google Tag Manager

Wir können den Google Tag Manager einsetzen. Der Google Tag Manager selbst verarbeitet grundsätzlich keine personenbezogenen Daten, sondern dient der Verwaltung anderer Dienste und Tags. Sofern über den Google Tag Manager weitere Dienste eingebunden werden, richten sich deren Datenverarbeitungen nach den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

13. Einbindung von Videos, Karten und Drittinhalten

13.1 YouTube

Wenn auf unserer Website Videos von YouTube eingebunden sind, kann beim Aufruf der entsprechenden Seiten eine Verbindung zu Servern von YouTube hergestellt werden. Dabei können personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse und Nutzungsdaten, verarbeitet werden.

Soweit die Einbindung nicht rein technisch notwendig ist, erfolgt sie nur mit Ihrer Einwilligung.

13.2 Google Maps

Wenn auf unserer Website Google Maps eingebunden ist, kann beim Aufruf einer entsprechenden Seite Ihre IP-Adresse an Google übermittelt werden. Soweit die Einbindung nicht technisch zwingend erforderlich ist, erfolgt sie nur mit Ihrer Einwilligung.

13.3 Sonstige Drittinhalte

Soweit auf unserer Website Inhalte oder Verlinkungen externer Plattformen eingebunden sind, erfolgt die Datenverarbeitung nach Maßgabe des jeweiligen Anbieters. Soweit technisch erforderlich oder rechtlich geboten, holen wir vor der Aktivierung Ihre Einwilligung ein.

14. Abrechnung und externe Abrechnungsdienstleister

Soweit wir externe Abrechnungsdienstleister einsetzen, etwa zur Abwicklung von Rechnungen, Finanzierungen oder Zahlungsprozessen, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dies zur Abrechnung, Forderungsbearbeitung oder Vertragserfüllung erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Hierzu können insbesondere personenbezogene Stamm-, Vertrags- und Abrechnungsdaten verarbeitet werden. Gesundheitsdaten werden nur übermittelt, soweit dies rechtlich zulässig und für die Abrechnung erforderlich ist.

Soweit Health AG oder andere Abrechnungsdienstleister eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung jeweils nur im datenschutzrechtlich zulässigen Umfang.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unserer Praxis erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Darüber hinaus können Daten an folgende Empfänger übermittelt werden, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht:

• IT- und Hosting-Dienstleister

• Terminbuchungsdienstleister

• Telefonassistenz- und Kommunikationsdienstleister

• Abrechnungsdienstleister

• externe Labor- und Versanddienstleister

• Steuerberater und sonstige berufsrechtlich zur Vertraulichkeit verpflichtete Dienstleister

• Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Soweit wir Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

16. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist und die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Sofern wir Dienste von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten nutzen oder dort Daten verarbeiten lassen, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, etwa Standardvertragsklauseln, soweit keine andere gesetzliche Grundlage eingreift.

Soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, achten wir in besonderem Maße auf eine datenschutzkonforme Gestaltung und vermeiden Drittlandübermittlungen, soweit dies technisch und organisatorisch möglich ist.

17. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Gesundheits- und Behandlungsdaten unterliegen besonderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Soweit im Einzelfall längere Aufbewahrungsfristen gelten, insbesondere aufgrund berufsrechtlicher, steuerrechtlicher, handelsrechtlicher oder sozialrechtlicher Vorschriften, bleiben diese unberührt.

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit Sie unsere Website nur informatorisch nutzen, sind Sie nicht verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen.

Wenn Sie jedoch Termine vereinbaren, Kontakt aufnehmen, Behandlungen in Anspruch nehmen oder bestimmte digitale Dienste nutzen möchten, kann die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich sein. Ohne diese Daten können wir die jeweilige Leistung gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig erbringen.

19. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt, sofern wir Sie nicht im Einzelfall ausdrücklich hierüber informieren.

20. Videoüberwachung in der Praxis

Soweit in gekennzeichneten Bereichen unserer Praxis eine Videoüberwachung stattfindet, erfolgt diese zum Schutz von Personen, Eigentum, Zugangsbereichen und zur Verhinderung beziehungsweise Aufklärung von Straftaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 4 BDSG.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und beträgt grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Erreichung des Zwecks erforderlich ist. Sofern keine besonderen Vorfälle vorliegen, werden Aufzeichnungen in der Regel kurzfristig automatisiert gelöscht.

21. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand März 2026.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen, unserer Website oder unserer Datenverarbeitungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung